Lidé – přidání a správa zaměstnanců

Firma vystupuje v systému jako správce. Administrátor vytváří uživatelské účty zaměstnanců a následně je zve do aplikace – zaměstnanci obdrží e-mail s odkazem a sami si nastaví heslo.

1. Otevřete sekci Lidé

1. V levém bočním panelu klikněte na ikonu Lidé.
2. Zobrazí se seznam všech uživatelů rozdělený na záložky Aktivní, Noví a Smazaní.
3. Pro rychlé vyhledání konkrétního zaměstnance použijte pole Hledat nebo filtr Domovské pracoviště.

2. Přidejte nového uživatele

1. V pravém horním rohu klikněte na tlačítko + Přidat člověka.
2. Z rozbalovací nabídky vyberte způsob přidání:
   • Přidat člověka – vytvoříte jednoho zaměstnance ručně.
   • Přidat hromadně – importujete více zaměstnanců najednou (viz krok 8).
   • Pozvat emailem – odešlete pozvánku přímo na e-mailovou adresu.
   • Pozvat pomocí odkazu – vygenerujete sdílený registrační odkaz.
3. V dialogu Přidat člověka zadejte Jméno a Příjmení zaměstnance.
4. V rozbalovacím poli Domovské pracoviště vyberte příslušné pracoviště.
5. Volitelně vyplňte Osobní číslo.
6. Chcete-li zaměstnanci rovnou umožnit přihlášení, zaškrtněte Povolit přihlášení a zaslat přihlašovací údaje a zadejte jeho Email – zaměstnanci dorazí pozvánka s odkazem pro nastavení hesla.
7. Klikněte na Uložit.

3. Doplňte osobní a kontaktní údaje

1. Po uložení se otevře detail zaměstnance na záložce Osobní údaje.
2. Doplňte Datum narození, Pohlaví, Rodné číslo, Číslo pasu nebo Číslo OP.
3. Zkontrolujte nebo změňte Domovské pracoviště – pracoviště, kam zaměstnanec primárně patří.
4. Ověřte, že je zaškrtnuto Povolit přihlášení, a ověřte správnost Emailu.
5. Vyplňte další identifikátory dle potřeby: Osobní číslo, Kód zam. karty, Telefon, Externí ID.
6. Uložte změny.

4. Nastavte plánování směn

1. Přejděte na záložku Plánování směn.
2. Zaškrtněte Uživatele je možné přiřazovat na směny, pokud má zaměstnanec být plánován.
3. Přiřaďte Nadřízeného výběrem ze seznamu.
4. Volitelně zaškrtněte Uživatel zadává časové možnosti nebo Uživatel zadává volno / nepřítomnost – zaměstnanec pak sám zadává dostupnost nebo žádosti o volno.
5. Zaškrtněte Povolit zaměstnanci možnost zadávat čas zahájení a ukončení docházky v jeho mobilní aplikaci, pokud má používat mobilní docházkový terminál.
6. Zkontrolujte pole Pracoviště, na která lze uživatele plánovat a Pozice, na které lze uživatele plánovat – může být přiřazeno více pracovišť i pozic.
7. Volitelně nastavte Barvu zaměstnance v plánovači a přidejte Poznámku.
8. Uložte změny.

5. Přidejte pracovní poměr

1. Přejděte na záložku Pracovní poměr a klikněte na tlačítko Přidat prac. poměr v pravém horním rohu.
2. V dialogu Pracovní smlouva na dobu (ne)určitou vyberte Pracovní úvazek (např. 50 %) a zadejte Hodinový úvazek. Úvazky se nastavují v Nastavení – Pracovní úvazky.
3. Zaškrtněte, zda zaměstnanec pracuje v sobotu, v neděli nebo o svátcích.
4. Zadejte Začátek pracovního poměru a případně Datum ukončení.
5. Do pole Poznámka ukončení prac. poměru doplňte důvod ukončení, je-li relevantní.
6. Uložte dialog.

6. Zkontrolujte fond volna a nepřítomnosti

1. Přejděte na záložku Fond volna / nepřítomnosti. Systém automaticky zobrazuje přidělené fondy, např. Dovolená 160 hodin za Rok nebo Sick Day 24 hodin za Rok. Fondy se nastavují v Nastavení – Fondy volna / nepřítomnosti.
2. U každého fondu vidíte aktuální stav: vyčerpáno, převod z minulého období, ruční úprava a zůstatek k čerpání.
3. Pro přidání nového fondu klikněte na + Přidat fond volna / nepřítomnosti.
4. Stávající fond upravíte kliknutím na Upravit vedle příslušného záznamu.

7. Nastavte oprávnění zaměstnance

1. Přejděte na záložku Oprávnění.
2. Pro přidání práv k přístupu klikněte na Přidat u pole Práva. Práva se nastavují v sekci Lidé → vpravo nahoře Nastavení → Práva.
3. Z rozbalovacího menu vyberte úroveň oprávnění (např. Pouze čtení) a zvolte pracoviště, ke kterému se oprávnění vztahuje (např. Company > Pobočka 1).
4. Zaškrtněte Včet. podpracovišť, pokud má oprávnění platit i pro všechna podřazená pracoviště.
5. Pokud má zaměstnanec spravovat celou společnost, zaškrtněte Administrace Společnosti v části Administratorská oprávnění.
6. Uložte změny.

8. Hromadný import uživatelů

1. V sekci Lidé klikněte na + Přidat člověka a vyberte Přidat hromadně.
2. Stáhněte šablonu ve formátu XLSX, vyplňte údaje zaměstnanců a soubor nahrajte zpět.
3. Systém importuje všechny záznamy najednou – vhodné pro větší počty zaměstnanců při prvním nasazení nebo při organizačních změnách.

9. Hromadné akce nad uživateli v seznamu

1. V seznamu zaměstnanců vyberte jednoho nebo více uživatelů zaškrtnutím.
2. Klikněte na tlačítko Vybrané… v pravém horním rohu tabulky.
3. Z nabídky vyberte požadovanou akci: Upravit, Přidat pracoviště, Odebrat pracoviště, Přidat pozici, Odebrat pozici, Zaslat přihlašovací údaje, Exportovat (xlsx) nebo Smazat.

10. Pozvání zaměstnance – jak to funguje

1. Jakmile zaměstnanci přiřadíte e-mail a zaškrtnete Povolit přihlášení, systém mu odešle e-mail s odkazem pro nastavení hesla.
2. Zaměstnanec klikne na odkaz v e-mailu, nastaví si vlastní heslo a může se ihned přihlásit.
3. Pokud zaměstnanec pozvánku neobdržel nebo ji ztratil, použijte tlačítko Zaslat přihlašovací údaje v detailu zaměstnance nebo přes hromadnou akci v seznamu.

11. Integrace přes API

1. Systém umožňuje správu uživatelů také prostřednictvím REST API – vhodné pro automatizaci nebo propojení s HR systémem.
2. API klíč a dokumentaci najdete v Nastavení → Pracoviště → záložka API u příslušného pracoviště.
3. Přes API lze uživatele vytvářet, upravovat i synchronizovat hromadně bez nutnosti ručního zadávání v rozhraní.